Học phần Thực tập tốt nghiệp của ngành Quản trị văn phòng được tổ chức vào năm học thứ 4 của sinh viên trong chương trình đào tạo, nhằm giúp sinh viên bổ sung, hoàn thiện các kiến thức, kỹ năng cơ bản về chuyên ngành được đào tạo và chuẩn bị tham gia vào thế giới việc làm trong tương lai. Năm nay các bạn sinh viên khoá đầu tiên của ngành Quản trị văn phòng, Học viện Quản lý Giáo dục đã được trải nghiệm học phần Thực tập tốt nghiệp. Hãy cùng theo chân các bạn sinh viên để khám phá những điều thú vị, những niềm vui, sự háo hức và cả những khó khăn khi đi thực tập tốt nghiệp nhé!
GV: Các em có thể chia sẻ một chút về địa điểm thực tập và vị trí thực tập? Các em nhận thấy điều gì thú vị ở công việc mà mình đang làm?
SV Mai Văn Tùng: Hiện tại em đang thực tập tại Phòng Hành chính – Nhân sự thuộc Trung tâm anh ngữ Ielts Arena – Công ty cổ phần công nghệ Giáo dục MMD Holdings. Qua quá trình thực tập, em được trải nghiệm những điều thú vị như học hỏi quy trình tuyển dụng và chọn lựa ứng viên phù hợp; tham gia vào quản lý hồ sơ nhân viên và quản lý thông tin liên quan đến nhân sự; được tham gia vào việc tổ chức các sự kiện và hoạt động nhóm để tăng cường tinh thần làm việc; học được cách giải quyết các vấn đề nhân sự và quản lý mối quan hệ lao động. Em cũng được tiếp xúc và làm việc với nhiều phần mềm và công nghệ hỗ trợ quản lý nhân sự.
SV Mai Văn Tùng thực tập tại Phòng Hành chính – Nhân sự thuộc Trung tâm Anh ngữ Ielts Arena đã được tiếp xúc với nhiều phần mềm và công nghệ hỗ trợ quản lý nhân sự
SV Hà Thị Khánh Hoà: Hiện tại em đang thực tập tại Phòng Tổ chức – Hành chính (Học viện Quản lý Giáo dục) với vị trí thực tập là nhân viên hành chính văn phòng. Trong quá trình thực tập em được làm các công việc liên quan đến văn thư lưu trữ như: sắp xếp lưu trữ hồ sơ giấy tờ, đóng dấu, trình ký lãnh đạo, phát công văn đến, photo công văn, soạn thảo tờ trình….
SV Trương Thị Duyên: Em cũng thực tập ở Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần giải pháp mạng và dữ liệu Việt Nam. Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã được giao nhiệm vụ các công việc về hành chính và nhân sự như: Sắp xếp hồ sơ, trả lời e-mail, photo tài liệu, hỗ trợ công tác tuyển dụng nhân sự (xem xét sơ yếu lý lịch, sắp xếp lịch phỏng vấn nhân sự).
SV Trần Thị Thanh Tâm: Em đang thực tập tại Bộ phận Điều phối – Công ty cổ phần Tư vấn Đánh giá và Phát triển giáo dục Edutalk. Điều em cảm thấy thú vị nhất là văn hoá tổ chức của công ty rất tích cực và cởi mở.
SV Vi Thị Phương Oanh: Hiện tại em đang thực tập tại phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty Cổ phần Giáo dục Novastars. Trong quá trình thực tập em được hướng dẫn và thực hiện những công việc về tuyển dụng, phỏng vấn, các kiến thức về bảo hiểm xã hội, chấm công,… bởi các anh chị trong công ty luôn giúp đỡ, chia sẻ và hỗ trợ công việc. Đặc biệt hơn em được tham gia vào các sự kiện nội bộ hàng tuần với những trò chơi vui nhộn, giúp giải tỏa căng thẳng sau những giờ làm việc và mọi người trong công ty gần gũi hơn với nhau.
SV Vi Thị Phương Oanh yêu thích tham gia các sự kiện nội bộ hàng tuần ở Công ty Cổ phần Giáo dục Novastars
GV: Vậy các em có gặp khó khăn gì không và các em đã vượt qua khó khăn đó như thế nào?
SV Hà Thị Khánh Hoà, SV Trương Thị Duyên, SV Mai Văn Tùng: Em không gặp khó khăn gì lớn và luôn được các anh chị hỗ trợ hết mình.
SV Trần Thị Thanh Tâm: Trong 1 tuần đầu khi tiếp nhận công việc, do còn khá bỡ ngỡ và đang làm quen với công việc thì em có mắc chút lỗi trong cách trao đổi, giao tiếp với khách hàng (học viên) qua điện thoại. Công việc đòi hỏi phải trao đổi nhiều với học viên và phụ huynh, do đó cần trao đổi một cách rõ ràng, dễ hiểu, tốc độ vừa phải; nhưng thời gian đó, khi trao đổi em thường xuyên gặp phải các lỗi như: nói nhanh, trao đổi ngập ngừng, trao đổi thông tin chưa rõ ràng khiến học viên hiểu nhầm thông tin. Khó khăn này cũng đã được trưởng bộ phận góp ý, sửa, đề xuất giải pháp như: ghi trước thông tin cần thiết khi trao đổi ra giấy, luyện nói trước khi gọi điện tới khách hàng, bình tĩnh khi trao đổi. Kết quả, khó khăn này đã được khắc phục.
SV Hà Thị Khánh Hoà thực tập tại Phòng Tổ chức – Hành chính (Học viện Quản lý giáo dục) cảm thấy không gặp quá nhiều khó khăn và nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị đồng nghiệp
GV: Các em thấy việc thực tập công việc trong thực tế với kiến thức được học trên lớp có điểm gì giống/khác nhau?
SV Trần Thị Thanh Tâm: Em thấy kiến thức lý thuyết trên lớp được học sẽ là nền tảng giúp em có thể hiểu hơn về từng nội dung chi tiết công việc khi được tiếp cận thực hiện. Ví dụ như khi học học phần Văn hoá tổ chức, trên lý thuyết có nêu rằng “nếu một tổ chức có văn hoá mạnh và tích cực sẽ giúp cho nhân viên của tổ chức cảm thấy tự hào, tăng gắn kết, tổ chức vận hành một cách nhịp nhàng”. Và khi đã đi thực tập, em thấy kiến thức đó được áp dụng hoàn toàn đúng. Về cơ bản thì khi thực hiện công việc sẽ không khác so với lý thuyết các học phần được học (ví dụ như với em sẽ là các học phần Lễ tân văn phòng, Kỹ năng giao tiếp văn phòng, Kỹ năng soạn thảo văn bản, Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,..), tuy nhiên sẽ cần sự linh hoạt trong các tình huống, công việc khác nhau. Vì những kiến thức trong sách vở không phải lúc nào cũng bao hàm được hết những bối cảnh và sự thay đổi trong môi trường làm việc mà chúng ta gặp phải.
SV Trương Thị Duyên: Khi đi thực tập em nhận thấy kiến thức được học trên lớp là nền tảng, là cái cốt lõi để làm việc thực tế. Những kiến thức được học trên lớp giúp ích cho em rất nhiều từ những cái cơ bản nhất là về giao tiếp cho đến giải quyết các công việc được giao phó nhờ áp dụng kiến thức về chuyên môn. Đi thực tập được trải nghiệm thực tế giúp em nhận ra rằng trên thực tế các công việc không phải cứ lúc nào cũng áp dụng theo khuôn mẫu. Nhưng hầu như là các lý thuyết được học hỗ trợ rất nhiều trong giải quyết các công việc, lý thuyết và thực hành không khác nhau quá nhiều ạ.
SV Trương Thị Duyên cho rằng những kiến thức học được trên lớp rất hữu ích cho quá trình thực tập tại doanh nghiệp, lý thuyết và thực hành không khác nhau quá nhiều
GV: Em có thể chia sẻ một kỷ niệm đáng nhớ khi đi thực tập?
SV Hà Thị Khánh Hoà: Có một kỷ niệm mà em sẽ nhớ mãi trong quãng đời sinh viên của mình đó lần đầu tiên của kỳ thực tập cũng là ngày đầu tiên quay trở lại trường học sau kỳ nghỉ Tết, em và các bạn trong nhóm thực tập đến gặp các cán bộ tại cơ sở thực tập cũng chính là các thầy cô, anh chị Phòng Tổ chức – Hành chính của Học viện. Chúng em đã được Thầy trưởng phòng trao đổi, phân công nhiệm vụ, giao người hướng dẫn rất tận tình. Thầy và các anh chị trong phòng cùng chia sẻ với chúng em rất nhiều điều, gần gũi và bổ ích. Thầy dạy chúng em cách pha trà, cách mời trà vì đó cũng là một kỹ năng mà nhân viên văn phòng cần biết. Hôm đó, chúng em còn nhận được lì xì của các thầy cô và anh chị trong phòng nữa. Trong suốt quá trình thực tập mặc dù thầy rất bận với công việc nhưng thầy luôn hỏi han quan tâm để kịp thời hỗ trợ chúng em.
SV Vi Thị Phương Oanh: Kỉ niệm vui nhất tại cơ quan em đang thực tập là ngày đầu tiên đi làm sau kì nghỉ Tết, công ty tổ chức bữa tiệc đầu năm và nhân viên trong công ty sẽ chuẩn bị lì xì cho nhau, mọi người ngồi nói chuyện, kể cho nhau nhiều câu chuyện, đưa ra mục tiêu của bản thân trong 1 năm tới với không khí vui vẻ, đầm ấm. Bản thân em ngày đầu đi thực tập được tham gia vào 1 nét đẹp văn hóa hàng năm của công ty cảm thấy muốn gắn bó với nét văn hóa và môi trường làm việc của công ty.
SV Trần Thị Thanh Tâm: Em sẽ kể về một kỷ niệm mà em cảm thấy thành công khi em thực tập tại Bộ phận Điều phối với công việc là điều phối xếp lớp tới học viên. Khi đó em gặp trường hợp học viên đăng ký lớp học A sớm nhất, nhưng bạn còn phân vân muốn đợi lịch lớp khác vì lớp học A học vào cuối tuần, mà cuối tuần bạn chỉ muốn nghỉ ngơi, đi chơi, về quê… Khi nghe học viên giải thích lý do bạn không muốn tham gia lớp A, em có thuyết phục học viên bằng cách nêu ra những mặt lợi khi bạn tham gia lớp (tham gia lớp học A sẽ giúp bạn theo kịp lộ trình học mà bạn đã đặt ra, bạn sẽ có những quyền lợi gì khi tham gia lớp,..) và những mặt hạn chế nếu bạn không tham gia (không theo kịp lộ trình như kế hoạch của bạn,..). Kết quả là học viên đồng ý tham gia lớp học A này. Điều đó khiến em cảm nhận được sự thành công trong công việc, bản thân mình không chỉ hoàn thành công việc mà còn phải làm tốt công việc đó hết sức có thể. Trong cuộc họp cuối tháng theo định kỳ của bộ phận thì em cũng được Trưởng Bộ phận tuyên dương và giành lời khen về thái độ, cũng như tiến bộ trong công việc.
SV Trần Thị Thanh Tâm gặp một chút khó khăn ban đầu trong giao tiếp nhưng sau đó đã làm việc tích cực và được Trưởng Bộ phận tuyên dương về thái độ và sự tiến bộ
GV: Cảm ơn các em. Chúc các em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp và có nhiều trải nghiệm thú vị, ý nghĩa nhé!
Ngành Quản trị văn phòng hướng tới đào tạo các nhân viên hành chính, quản trị văn phòng, thư ký và trợ lý văn phòng, thư ký và trợ lý lãnh đạo… trong các cơ quan, tổ chức nhà nước và tư nhân. Với ưu thế là một cơ sở giáo dục đại học hàng đầu trong đào tạo lĩnh vực quản lí, Học viện Quản lý giáo dục đã triển khai chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng từ năm học 2020-2021. Chương trình đào tạo hiện đại, cập nhật và mang tính ứng dụng cao; mức học phí hợp lí; môi trường học tập tích cực và chất lượng… là những ưu điểm nổi bật của ngành học Quản trị văn phòng tại Học viện Quản lý giáo dục. Năm học 2024-2025, Học viện Quản lý giáo dục dự kiến tuyển sinh 150 cử nhân Quản trị văn phòng để góp phần giải quyết nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng trên thị trường lao động./.
– Khoa Quản lý –
